대한종양내과학회

참가 후 제출 서류

• 1. 모든 결제는 개인 카드(법인 카드 지원불가)/현금(영수증 증빙시)만 지원
• 2. 등록비, 숙박비는 사전 결제하신 경우, 결제당시 환율적용된 원화로 정산되오니 원화금액을 확인할 수 있는 증빙자료 제출
• 3. 협회에서 카드내역서를 요구하는 이유는 참가자 본인의 카드인지 확인하기 위해서임. (본인결제 본인지급 원칙) 온라인 화면 캡쳐 또는 카드사를 통해 팩스로 서류 제출 (성함 확인 가능한 서류만 인정)
• 4. 지원사항에 포함되지 않는 영수증은 제외(해당 영수증은 학회측에서 연락드리지 않고, 제외 후 청구)
• 5. 일전에는 영수증이 미비할 경우 협회측에서 추가 자료 요청을 해왔으나, 협회의 정산메뉴얼 개정(2024.08) 이후 1차 증빙자료를 최종본으로 간주하여 미비영수증에 대한 추가요청 없이 정산 진행예정
  정산 서류 제출 시 증빙자료가 누락되지 않도록 꼼꼼히 검토하여 제출 요망
  ※ 학회 사무국에서는 취합 및 제출 등 행정처리만을 대리로 하고 있으며, 제출하여주신 자료에 대한 전문적인 검토가 불가합니다.
• 6. 증빙자료의 요건은 협회에서 결정하며, 학회에서 협회로 정산서류 일괄제출 전에 증빙자료의 적합여부를 확인하여 추가자료를 요청 드릴수 있음.

1. 학회참가 결과 보고서

• ① 학술대회 참석 관련 서류 - 결과보고서 Down
• ② 하단에 자필서명

2. 지출내역 정산서

• ① 학술대회 참석 관련 서류 - 지출내역(해외학술대회) Down
• ② 환율입력(학회시작 전일 외환은행 현금매입 최초고시가), 식대 및 기타금액 입력
• ③ 하단에 자필서명

3. 영수증 국내외학술대회 참가자 정산 메뉴얼 영수증 첨부 양식을 이용 Down

• 1. 교통비 Down
  • - 목적지까지 최단거리 이코노미클래스 국제항공 왕복운임, 귀국일자 확정요금 적용
  • - 기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전/후 1일씩)의 교통비 지원
  • - 해외학술대회 참석을 위해 이용한 국내교통비(공항버스/택시) 지원 불가
  • - 항공권: Boarding Pass, E-ticket Receipt, 항공권 구입 영수증(카드결제명세표/송금확인증) 제출
    ※이코노미클래스 항공권인 경우에도,다른 참가자들에 비해 항공권 금액이 지나치게 높을 경우 학회 참가자들의 평균 항공료로 지원
    • ①반드시 이코노미클래스로 구입(이코노미 플렉스, 프레스티지, 비즈니스석 등 지원불가)
    • ②대한항공, 일부 외항사 항공권 직접 결제하였을 경우, 항공 수수료 비용이 별도 결제가 되는 경우에 한하여 수수료 지원 가능. 단, 여행사 수수료 지원 불가
    • ③E-ticket 제출 (목적지까지 최단거리 이코노미클래스 운임 여부 확인 위함)
    • ④Boarding Pass 분실 시: 항공사 발행 탑승 확인서 & 마일리지 적립 확인서(일부 외국 항공사의 경우, 탑승확인서를 받기 어려울 경우, 여권 사본 및 출국 확인 도장이 찍힌 여권 사본을 제출)
    • ⑤(추가비용없이) 개인 마일리지 사용 시, 비즈니스석 이용가능 (사유서 및 마일리지 사용내역 첨부요망 Down)
      * 예: 대한항공 마일리지 업그레이드 비즈니스석은 항공권에 “I”라고 표시 있음
  • - 현지교통비: 학술대회 기간 내 최대 15만원
    • ①공항(기차역 등 도착지)-호텔간 교통비
    • ②숙소-행사장소간 교통비
    • ③렌터카 비용 지원 불가능
• 2. 등록비: 등록 확인증(학회에서 보내온 이메일 등) & 개인 카드영수증/송금확인서 제출
  등록비는 사전등록을 원칙으로 하며, 송금날짜 기준환율을 적용한 한화 금액 또는 신용카드 청구영수증의 금액을 적용
  • - 사전등록 원칙
    단, 현장등록의 경우, 현장등록 사유서를 작성하여 학회에 제출(사유서 양식은 자유이며, 하단에 자필 서명 필수)
  • - 사전 등록비 지원 가능
  • - 회원가입비(Membership Fee) 지원 불가
    (단, 회원가입비 + 사전등록비의 금액이 일반 등록비보다 저렴할 경우, 지원가능)
  • - 등록비와 별도인 Dinner meeting/Gala Party 지출은 저녁식사로 지원(식비 지원 참조)
• 3. 식비: 날짜/시간이 명시된 영수증 제출
  • - 기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전/후 1일씩)의 식비 지원 가능
  • - 개인당 1식 5만원, 영수증 1건만 지원
  • - 영수증에 Guest 인원이 1인이 아닌 경우 1인 비용만 지원
  • - Room service meal에 추가되는 Service tray charge & Service tip 지원 가능
    (단, 별도의 영수증이 없고, 투숙객이 1인 아닌 경우, 호텔 내역서에 기입된 식대는 인원 수로 나누어 지원
    (1인 비용만 지원) )
  • - 편의점/슈퍼마켓/카페/음료 등의 기타 영수증은 지원 불가
• 4. 숙박비: 호텔 Check in/out 목록, 개인카드 결제영수증/송금확인서
  • - 국내: 1박당 20만원, 해외: 1박당 35만원이내(VAT, TAX 등 포함)
  • - 기간: 학술대회 기간과 학술대회 전, 후 하루씩을 인정
  • - 학술대회 기간이 수~금요일인 경우, Check-In:화/ Check-Out:토
  • - Early Check-In & Late check-Out Charge지원 불가
  • - 미니바, 영화, 세탁, 전화, 인터넷 등 숙박에 부수하는 비용 지원불가
  • - 여행사 수수료 지원 불가(단, 카드 수수료(결제금액 포함, 4%내외)건은 지급 가능
  • - 숙박인원이 1명 이상인 경우 1/N 으로 지원 됩니다.
    
    ※ 공정경쟁규약 제9조 2항 4호에 따르면 "학술대회 참가지원이 여행, 관광, 여가활동 지원 등 향응이나 접대와 결부되어서는 아니 되고, 보건의료전문가의 동반자에 대한 지원은 허용되지 아니한다."고 규정되어 있습니다.

4. 프로그램 북의 성함과 역할 명시된 페이지 사본